Dirigenti NordEst: 06-07 2020
Paolo Pierdomenico, Componente consiglio direttivo Federmanager FVG
Il mio ‘ultimo’ giorno di lavoro in azienda è stato il 20 marzo 2020. Eravamo già all’inizio dell’emergenza COVID ma dovevo presenziare ad una riunione con dei colleghi in Korea e ci siamo collegati dalla sede Wartsila di Trieste. La fabbrica lavorava già a ritmo ridotto, garantendo comunque tutte le consegne contrattuali.
Da quel giorno per me è iniziata l’esperienza dello SMART Working.
Di solito gran parte del mio lavoro di Business Development si svolge in modo ‘virtuale’, collegandosi con i colleghi, clienti o partner in diversi siti nel mondo. Prima le limitazioni erano dovute a restrizioni per le trasferte estere, poi a causa dell’emergenza COVID in Cina e infine per le limitazioni nel nostro paese. Oltre gli aspetti di distanziamento sociale e le limitazioni di movimento, lo SMART Working ha rappresentato un cambiamento notevole e l’aspetto principale dell’emergenza COVID 19. Dopo le prime settimane in cui si è apprezzata la novità, si sono evidenziati gli specifici problemi dello SMART Working:
– overwork
– mancata separazione fra lavoro e vita privata
– perdita di orari definiti
– senso di solitudine
– efficienza della comunicazione
Siamo stati costretti a rimanere in casa per molto tempo e il rischio di overwork è sempre presente quando la propria vita personale e lavorativa avvengono sotto lo stesso tetto. È difficile spegnere” l’una o l’altra, iniziano a sovrapporsi e ci si trova a lavorare più di quanto eravamo abituati con la modalità classica. Questo problema è accoppiato alla mancata separazione fra lavoro e vita privata e alla perdita di orari definiti. Se si lavora in SMART Working come determinare quando inizia la propria giornata privata e quando finisce quella lavorativa? Dietro al fenomeno dell’overworking c’è un forte senso di appartenenza aziendale, una grande ambizione e dedizione ma che non deve sfociare in una malsana concezione del lavoro che può solo nuocere alla nostra salute, ai nostri rapporti e alla nostra produttività. I modi per staccare la spina e non precipitare nella spirale dell’overwork ci sono, è una questione di organizzazione del proprio tempo. Alcuni consigli:
– Fissare dei promemoria sul proprio calendario per non dimenticarsi di fare delle pause
– Concordare con il proprio team e comunicare quando queste pause avvengono
– Stabilire delle routine e rispettarle
– Avere uno spazio per lavorare che sia ben separato dal resto della casa in modo che la separazione sia netta. Una stanza ‘dedicata’, ma anche una sedia o una posizione particolare a tavola usata solo per il lavoro.
– Spegnere i propri dispositivi in modo tale da non essere disturbati fuori da quello scelto come orario di lavoro.
Se da un lato lavorare in modalità smart può creare maggiori distrazioni (per esempio i bambini in giro per casa, il telefono, i piccoli problemi domestici) dall’altro lato può creare il problema opposto: solitudine ed isolamento. Lavorare in smart working può precludere delle attività tipiche del lavoro in team, come conoscere gente nuova e scambiare battute con i propri colleghi.
I colleghi sono le persone con cui ci si può confrontare, scambiare due parole, condividere competenze e chiedere aiuto. I nostri colleghi sono grande parte del nostro circolo sociale e lavorare da remoto può essere difficile per chi ha più bisogno di interazione.
La soluzione: mantenere una comunicazione aperta, soprattutto quando si inizia ad avvertire un qualche disagio. Che sia con il proprio manager, un collega, un amico esterno all’azienda non bisogna chiudersi.
Per alcuni passare una giornata interamente da soli è il paradiso, mentre per altri è molto più difficile. Quindi chiamare i colleghi e nel farlo utilizzare sempre il video: vedersi crea una sensazione di vicinanza e connessione che può subito dare la carica.
Il senso di solitudine può essere alleviato anche facendo delle interruzioni: dopo aver lavorato ore intere davanti ad un pc senza aver aperto bocca, la soluzione migliore è uscire (se possibile), organizzare una chiamata con amici e parenti. Il solo uscire di casa può essere un rimedio per la solitudine.
Stabilire dei momenti di condivisione con i tuoi colleghi, trovare il tempo sia per fare il punto della situazione, ma anche per scambiare delle idee e magari bersi una birra insieme davanti al pc (dopo aver finito di lavorare, ovviamente). Siamo esseri umani e le relazioni rimangono alla base della nostra esistenza.
Ultimo punto critico l’efficienza della comunicazione. La tecnologia oggi ci permette di comunicare con persone dall’altra parte del mondo in tempo reale. Software come Skype, Teams o Meet permettono di comunicare in tempo reale con persone che sono lontane tra di loro. Ma la comunicazione deve essere efficiente. Non sempre partecipare a decine di riunioni alla settimana produce dei risultati. Anche la comunicazione da remoto ha le sue regole per essere efficiente: le videoconferenze devono essere brevi, come le riunioni, ma efficaci. Importante è la preparazione: dobbiamo preparaci in anticipo.
Un buon modo per essere efficaci è anche usare immagini, presentazioni per spiegare i concetti che vogliamo esporre. Inoltre, per aumentare l’efficienza della videoconferenza ridurre al minimo le distrazioni.
Se seguiamo queste regole saremo più efficienti nella comunicazione e più efficienti nel nostro lavoro.
Un commento finale. Lo SMART Working è stata una necessita per l’emergenza COVID ma dal punto di vista aziendale rappresenta comunque una buona opportunità di risparmio: energia, mensa, pulizie, servizi. Probabilmente quindi anche in futuro ci dovremmo abituare a usare questa nuova modalità di lavoro flessibile che a comunque organizzato per mantenere l’efficienza
dei processi aziendali.
